Bộ quà chào mừng nhân viên mới: chọn đúng và in đẹp
Cách dựng bộ quà chào mừng nhân viên mới mà người nhận giữ lại dùng: ba cấp cấu hình, chọn quà theo vị trí việc làm, cách in thêu.
Cách xây dựng bộ quà chào mừng mà nhân viên giữ lại dùng
Bộ quà chào mừng không phải quà phát tại hội chợ
Phần lớn quà tặng hội nhập bị quên trong vòng một tuần, và lý do hiếm khi nằm ở ngân sách. Lý do là bộ quà được xếp từ những gì còn sót trong danh mục quà quảng cáo, thay vì được dựng quanh người nhận và công việc họ sắp làm. Hướng dẫn này viết từ phía sản xuất. Chúng tôi sản xuất tại Zhejiang, Trung Quốc, các nhóm hàng tạo nên phần lớn bộ quà chào mừng – túi, đồ uống, ống đựng bút, đồng phục, món nhỏ để bàn – và quy luật giống nhau ở mọi quy mô công ty. Những bộ được giữ lại có ba điểm chung: chứa món mà người nhận dù sao cũng sẽ tự mua, gắn với vị trí việc làm thay vì chung chung, và đến đúng lúc với cách trình bày đúng. Những bộ bị bỏ đi không có điểm nào trong ba điểm đó, bất kể chúng tốn bao nhiêu.
Khác biệt này thay đổi đề bài thiết kế theo ba hướng.
Sự gắn bó thay cho độ phủ. Quà quảng cáo được tối ưu theo số người nhìn thấy. Bộ quà chào mừng được tối ưu theo thời gian một người giữ và dùng nó. Một món được dùng mỗi ngày suốt một năm làm được nhiều cho văn hoá nội bộ hơn sáu món nằm trong ngăn kéo.
Sự liên quan thay cho mới lạ. Một món độc đáo có thể ổn ở hội chợ vì gây cười trong chốc lát. Món trong bộ quà bắt buộc phải hữu dụng, vì người nhận sẽ so nó với công việc thật của mình và nhận ra ngay nếu không phải.
Thời điểm là một phần của sản phẩm. Giá trị của bộ quà tập trung vào ngày đầu tiên. Một bộ chọn kỹ nhưng giao trễ có giá trị thấp hơn một bộ giản dị được chuẩn bị sẵn khi người mới tới, vì khoảnh khắc nó cần phục vụ đã qua.
Còn một luận điểm về chi phí rất dễ bị bỏ qua. Quà hội nhập là khoản chi theo đầu người và lặp lại ở mỗi lần tuyển, nên phép tính khác hẳn một chiến dịch chỉ chạy một lần. Mua ít món hơn nhưng tốt hơn và trụ được một năm thường cho chi phí thấp hơn theo mỗi tháng sử dụng, so với mua nhiều món rẻ mà hỏng sớm.
Chọn món mà nhân viên dù sao cũng tự mua
Bài test dự đoán chính xác nhất việc món nào được giữ là một câu đơn giản: người nhận có bỏ tiền mua nó không? Những món qua được test thường giải quyết một vấn đề nhỏ hằng ngày.
Món để mang theo. Túi là trục chính của hầu hết bộ quà vì nó được dùng mỗi ngày và mang thương hiệu liên tục. Một balo đi bộ đặt làm theo yêu cầu hợp với vị trí có mang thiết bị, làm việc kết hợp hoặc phải đi công trường; một chiếc túi vải nhẹ hơn hoặc túi rút hợp với vị trí văn phòng, nơi túi được mang trên đường đi làm chứ không phải trên đường rừng.
Đồ đựng nước uống. Một cốc cà phê hoặc ly thủy tinh in theo yêu cầu được dùng tại bàn trong mọi ngày làm việc, khiến chúng thuộc nhóm có tỷ lệ được giữ cao nhất và cũng là một trong ít món luôn nằm trong tầm mắt đồng nghiệp. Bình giữ nhiệt du lịch, cốc sứ và ly đều đảm nhận được vị trí này; chọn loại nào tùy đội ngũ làm việc tại bàn, trên xe hay ngoài hiện trường.
Món để bàn và văn phòng phẩm. Một hộp bút in logo gom được văn phòng phẩm lộn xộn, còn một ống đựng bút in logo giữ bàn làm việc ngăn nắp theo cách mà chính người dùng nhận ra mỗi ngày. Cả hai đều nhỏ, rẻ và bền một cách bất thường, và đó là tổ hợp cho tỷ lệ được dùng cao với chi phí thấp.
Quần áo. Một món đồng phục đặt may theo yêu cầu – áo sơ mi in, áo khoác gió mềm hoặc áo có mũ – nghiêng về phía đồng phục hơn là quà tặng. Đây có thể là lợi thế vì quần áo được mặc và được nhìn thấy, nhưng cần người mới chốt cỡ trước khi bộ quà được ghép.
Món thuộc bản sắc và văn hóa. Một bộ trang phục linh vật không phải món phát cho từng người, nhưng thuộc cùng cuộc trao đổi kế hoạch, vì nó là hình ảnh hiện hình của đúng bản sắc thương hiệu mà bộ quà đang mang. Nếu công ty có linh vật, màu sắc và tính cách của linh vật nên định hướng cho bộ quà.
Có hai nhóm nên loại ra. Mọi thứ trùng với những gì nhân viên đã được cấp cho công việc, chẳng hạn thiết bị làm việc hoặc đồ bảo hộ có in thương hiệu, sẽ bị đọc là tiết kiệm chứ không phải chào đón. Và mọi thứ không có chỗ dùng hợp lý trong ngày làm việc thật sẽ bị bỏ lại tại văn phòng.
Cấu trúc ba cấp
Cách sắp xếp bộ quà chào mừng thực dụng nhất là chia theo cấp, vì một chương trình duy nhất có thể phục vụ nhiều vị trí rất khác nhau mà không phải thiết kế lại bộ quà từ đầu cho mỗi lần tuyển người.
| Cấp độ | Mục đích | Thành phần thường có | Cách trang trí |
|---|---|---|---|
| Cốt lõi – mọi nhân viên | Ấn tượng đầu tiên thống nhất | Món mang theo hoặc đồ đựng nước, thiệp chào mừng | Logo ở một hoặc hai vị trí |
| Cấp theo vị trí việc làm | Hỗ trợ công việc thực tế | Món để bàn, quần áo theo vị trí, món dạng sổ tay | Logo kèm dấu hiệu của bộ phận hoặc nhóm |
| Cấp quản lý hoặc mốc đặc biệt | Thể hiện trách nhiệm và thâm niên | Món mang theo cao cấp hơn, quần áo, món quà trình bày | Logo kèm khắc tên |
Cấp cốt lõi là phần bất biến. Mọi nhân viên mới đều nhận được nó, nên nó được đọc là quyết định của công ty chứ không của một phòng ban. Hãy gói gọn trong hai đến ba món để bộ quà vẫn dễ nhận ra.
Cấp theo vị trí việc làm là phần làm bộ quà trông có suy tính. Nhân viên kho hưởng lợi từ một chiếc túi và một bình nước bền; nhân viên văn phòng hưởng lợi từ món để bàn và đồ đựng nước. Cùng thương hiệu, khác thành phần, và cả hai người nhận đều cảm thấy bộ quà được chọn cho mình.
Cấp quản lý là tùy chọn và thường dành cho vị trí quản lý hoặc ghi nhận thâm niên. Nên có một phiên bản được định nghĩa rõ, vì nó ngăn kiểu nâng cấp tùy hứng xảy ra khi một ai đó cho rằng nhân viên cấp cao xứng đáng được nhiều hơn, vốn tạo ra một sản phẩm thiếu nhất quán.
Vì toàn bộ món hàng lấy từ một nhà cung cấp, ba cấp có thể sản xuất trong cùng một lô, với một lần duyệt file thiết kế và một lần giao gom chung. Đó là luận điểm thực tế để dựng chương trình như một chương trình, thay vì như một chuỗi các lần mua lẻ.
Chuẩn bị file thiết kế cho bộ quà trộn nhiều vật liệu
Bộ quà trộn vật liệu là nơi file thiết kế hỏng hóc nhiều nhất. Cùng một logo phải chạy được trên vải, kim loại, thủy tinh và giấy, và điều đó hiếm khi đạt được chỉ với một phiên bản.
Luôn bắt đầu từ file vector. Ảnh dạng điểm ảnh sẽ mất độ sắc nét ở viền khi phóng lên kích thước mà mặt túi balo yêu cầu, và logo dạng điểm ảnh thì không thể chuyển thành lệnh thêu theo bất kỳ cách nào.
Kiểm tra kích thước nhỏ nhất tái tạo được của từng cách làm. Thêu có ngưỡng sàn mà dưới đó chữ nhỏ sẽ bị liền nét. Khắc trên kim loại cần nét đủ dày để cắt được. In trên thủy tinh và bề mặt cong cần khoảng cách tính từ mép. Một logo đọc được ở 80 mm trên mặt balo có thể không đọc nổi ở 20 mm trên ống đựng bút.
Làm ít nhất hai phiên bản. Một phiên bản chi tiết cho bề mặt phẳng rộng và một phiên bản giản lược cho vị trí nhỏ hoặc vị trí thêu. Giản lược nghĩa là bỏ chi tiết mịn và nét mảnh, không phải đổi tỷ lệ hay màu sắc.
Chốt hệ màu tham chiếu một lần. Vì bộ quà trải trên nhiều vật liệu, các màu nền được đọc khác nhau trên vải, kim loại sơn phủ và thủy tinh. Hãy thống nhất hệ tham chiếu rồi kiểm tra dấu hiệu trên từng vật liệu, thay vì duyệt một món và mặc định các món còn lại sẽ giống.
Chọn vị trí đặt theo cách dùng của từng món. Trên bình nước, dấu đặt gần đáy sẽ bị bàn tay che; trên túi, dấu đặt trên nắp ngăn chỉ thấy khi nắp đóng. Vị trí phải được chọn cho tầm nhìn khi sử dụng và để tránh đường may, khóa kéo, quai xách cùng phụ kiện kim loại có sẵn.
Đóng gói, cách trình bày và cấu trúc chi phí
Cách trình bày của bộ quà là một phần những gì người mới đang đánh giá, và làm cho đúng thì rẻ hơn hầu hết mọi người tưởng.
Hình thức đóng gói. Các lựa chọn trải từ một túi nilon đơn giản cho từng món, qua hộp có in thương hiệu, đến bộ quà được lắp ráp hoàn chỉnh sẵn sàng trao tay. Hình thức lắp sẵn đắt hơn theo mỗi chiếc nhưng bỏ được một công đoạn ráp trong nội bộ, và đây thường là đánh đổi đúng khi phòng nhân sự không còn nguồn lực để tự tay đóng từng bộ.
Gom theo cỡ và theo địa điểm. Với doanh nghiệp nhiều địa điểm, đóng gói theo nhãn ghi cỡ và nơi nhận tiết kiệm một lượng đáng kể việc hành chính. Khắc hoặc thêu tên còn đi xa hơn và loại bỏ hoàn toàn khả năng trao nhầm.
Phân bổ chi phí chuẩn bị. Phí chuẩn bị máy, phí bản kẽm và phí khuôn là chi phí cố định, nên phần gánh trên mỗi đơn vị giảm khi số lượng tăng. Đây là lý do chính khiến giá mỗi món giảm ở lô lớn. Đây cũng là lý do nên gom các món vào một đơn hàng: dùng chung phí chuẩn bị và một vòng duyệt thiết kế cho cả bộ quà rẻ hơn đặt lẻ từng món, thậm chí trước cả phần vận chuyển.
Cấu trúc quan trọng hơn giá từng món. Bộ ba món dùng hằng ngày tạo giá trị nhiều hơn bộ sáu món mà chỉ hai món được dùng. Vì bạn có thể đặt một chiếc thử trước khi cam kết số lớn, trình tự khôn ngoan là thử cấp cốt lõi, xác nhận món nào thật sự được dùng, rồi mở rộng trên danh sách đã xác nhận.
Trình tự đặt hàng thực tế
- Định nghĩa các cấp và những vị trí việc làm mà mỗi cấp phủ, kèm số người theo từng vị trí.
- Chọn món cho từng cấp bằng bài test “họ có tự mua không”, và kiểm tra món đó có tồn tại trong đúng vật liệu cùng màu cần dùng.
- Xác nhận phân bổ cỡ cho quần áo và cho các dạng túi có chia cỡ, đối chiếu với bảng số đo.
- Chuẩn bị file thiết kế dạng vector, kèm phiên bản giản lược cho vị trí nhỏ và vị trí thêu, và thống nhất hệ màu tham chiếu giữa các vật liệu.
- Chốt vị trí đặt trên từng món theo tầm nhìn khi sử dụng, tránh đường may và phụ kiện kim loại.
- Duyệt mẫu thật cho từng loại món, rồi dùng thử một tuần trước khi chốt lô chính.
- Quyết hình thức đóng gói và việc bộ quà được ráp trước khi giao hay ráp tại nơi nhận.
- Chốt số lượng và ngày giao, bao gồm việc giao gom một lô hay chia theo từng địa điểm.
Bước bốn và bước sáu là hai bước hay bị rút ngắn nhất, và cũng chính là hai bước sinh ra việc phải làm lại. File thiết kế làm một lần và kiểm trên mọi vật liệu chỉ tốn vài ngày ở đầu. File đã duyệt trên một món rồi phát hiện không dùng được trên món khác sẽ tốn cả một lần in lại.
Nếu bạn muốn đi từ danh sách sang báo giá, hãy gửi các cấp, những vị trí việc làm mỗi cấp phủ, các món bạn đang nghĩ và số người theo từng vị trí. Bạn có thể xin báo giá cho một bộ quà ghép từ túi, đồ đựng nước, món để bàn và quần áo sản xuất trong cùng một lô, và đội ngũ của chúng tôi sẽ xác nhận vật liệu, khả năng trang trí cũng như tiến độ dựa trên file thiết kế của bạn. Danh mục rộng hơn nằm ở chuyên mục quà tặng doanh nghiệp, còn phần quần áo của chương trình được nói tới trong hướng dẫn đồng phục và trang phục lao động in thương hiệu. Bạn cũng có thể liên hệ sales@yichico.com hoặc WhatsApp +86 13585719693. Số lượng tối thiểu là 1 chiếc, thời gian làm mẫu 1–3 ngày, thời gian sản xuất 2–10 ngày tính từ khi duyệt file thiết kế và chốt thông số.
Câu hỏi thường gặp
Mọi nhân viên mới có nên nhận cùng một bộ quà? Một cấp cốt lõi dùng chung cộng với cấp theo vị trí việc làm cho kết quả tốt nhất. Một bộ giống hệt nhau thì dễ quản lý hơn, nhưng thường chứa món mà chỉ một số người dùng được, và đó là lý do phổ biến nhất khiến từng món bị bỏ không.
Xử lý bộ quà cho nhân viên làm từ xa thế nào? Gửi bộ quà sao cho nó đến trong hoặc trước ngày đầu tiên, và giữ cấp cốt lõi ở những món chịu được vận chuyển mà không cần đóng gói đặc biệt. Cỡ quần áo phải được thu trong giai đoạn chuẩn bị trước khi nhận việc, trước khi bộ quà rời kho.
Có nên cá nhân hóa từng bộ bằng tên không? Tùy khối lượng và phần việc lắp ráp bạn muốn tự chịu. Cá nhân hóa loại bỏ sai sót khi phát quà và tạo cho bộ quà cảm giác được chủ ý chăm chút, nhưng nó gắn mỗi món với một người cụ thể, nên chỉ dùng sau khi việc tuyển đã chốt.
Cần lập chương trình bộ quà trước bao lâu? Lập chương trình một lần rồi đặt lại theo đúng chương trình đó, thay vì viết lại thông số mỗi lần. Xem lại danh sách món mỗi năm một lần và kiểm tra lại phân bổ cỡ khi cơ cấu nhân sự thay đổi, vì cả hai thứ đều dịch chuyển âm thầm và gây thiếu đúng vào lúc tệ nhất.