Đồng phục khách sạn: xây chương trình thống nhất

Đồng phục cho nhân viên khách sạn: một hệ thống, nhiều trang phục

Đồng phục khách sạn là một hệ thống, không phải một lần mua sắm

Đồng phục khách sạn gánh nhiệm vụ nặng hơn nhiều người tưởng. Mọi khách đều nhìn thấy nó, ở khoảng cách gần, trong suốt thời gian lưu trú. Nó phải truyền tải ngay định vị của khách sạn, chịu được tần suất giặt mà không trang phục gia đình nào chịu nổi, và vẫn mặc được khi làm việc nặng nhọc trong môi trường nóng lẫn lạnh. Thiếu một trong ba điều đó, đồng phục ngừng mang thương hiệu và bắt đầu làm hại thương hiệu.

Hướng dẫn này trình bày cách xây chương trình đồng phục theo từng bộ phận: mỗi vị trí thực sự cần gì, hệ thống bảng tên giữ bản sắc như thế nào, và những gì phải chốt trước khi đặt hàng. Bài viết dành cho chủ khách sạn, tổng quản lý và bộ phận mua hàng, cũng như cho những khách sạn đang có kho đồng phục lớn lên theo từng vị trí cho đến khi thành một tập hợp lệch lạc.

Phần lớn khách sạn không lập kế hoạch đồng phục; họ tích luỹ nó. Lễ tân do một quản lý mua, buồng phòng do người khác mua, bếp do đầu bếp quyết, còn nhân viên ngoài trời những gì nhà cung cấp trước đó chào hàng. Năm năm sau, khách sạn có năm hướng màu, ba kiểu bảng tên và không có câu trả lời cho câu hỏi chuẩn đồng phục của mình là gì.

Coi đồng phục là một hệ thống sẽ thay đổi những quyết định quan trọng.

Một bản sắc, nhiều trang phục. Nhãn hiệu, bảng màu và hệ thống bảng tên cố định ở mọi bộ phận. Trang phục thay đổi theo sức lao động thể chất. Chỉ một nguyên tắc này thôi đã khiến khách sạn trông có tổ chức thay vì chắp vá.

Thông số dẫn xuất từ vị trí việc làm. Loại vải đúng cho bếp là loại vải sai cho sảnh. Thông số phải đi theo điều kiện lao động của từng vị trí, thay vì chuẩn hoá cho tiện của đơn hàng.

Khả năng lặp lại. Biến động nhân sự đồng nghĩa chương trình sẽ được đặt lại. Một bản thông số viết ra một lần — vải, màu, vị trí, cỡ — khiến đơn thứ hai trở thành đặt bổ sung chứ không phải thiết kế lại, và đây chính là chỗ phần lớn khách sạn âm thầm mất sự nhất quán.

Ghép trang phục với từng bộ phận

Cấu trúc hữu ích là nhóm các vị trí theo điều chúng gây ra cho trang phục, rồi gán một họ sản phẩm cho mỗi nhóm.

Bộ phận	Điều kiện làm việc	Hướng trang phục	Trang trí
Lễ tân, phục vụ hành lý, chăm sóc khách	Trong nhà, gặp khách, ngoại hình quan trọng	Sơmi đứng dáng, blazer hoặc áo đồ lao động	Thêu ngực trái kèm bảng tên
Phục vụ ẩm thực	Trong nhà, đổ vỡ, di chuyển liên tục	Tạp dề khoác trên sơmi phục vụ	Thêu ở ngực hoặc yếm trước
Bếp và bánh	Nóng, dầu mỡ, nước, giặt nặng	Tạp dề dày cùng trang phục kiểu đầu bếp	Thêu trên các mảng vải bền
Buồng phòng	Lao động nặng, hoá chất tẩy, giặt lặp lại	Áo áo choàng hoặc áo dạng poly-cotton đã xử lý	Thêu nhãn hiệu, ít chi tiết
Ngoài trời, hồ bơi, hoạt động	Nắng, gió, nước, ca kéo dài	Lưỡi trai hoặc mũ lưỡi kèm áo bảo hộ nhẹ	In nhãn trên vải và trên mũ
Bảo trì và kỹ thuật	Mài mòn, dụng cụ, vướng mắc	Đồ lao động dày	In tên và chức danh
Quản lý	Gặp khách, ngữ cảnh trang trọng	Sơmi cắt may, áo khoác, tạp dề đứng dáng khi cần	Thêu kèm bảng tên

Nhóm lễ tân và nhóm bếp cho thấy vì sao một loại vải không thể phục vụ cả hai. Trang phục lễ tân bị đánh giá bằng diện mạo lúc cuối ca, nên khả năng phục hồi nếp nhăn và giữ màu là ưu tiên. Trang phục bếp bị đánh giá bằng diện mạo sau khi dính dầu mỡ và số lần giặt chịu được, nên khả năng chống bẩn và chống mài mòn là ưu tiên. Chỉ định một loại vải cho cả hai nghĩa là luôn có một bộ phận không hài lòng.

Màu nhấn là cách rẻ nhất để báo hiệu bộ phận bên trong một bản sắc chung. Nền trang phục thống nhất nhưng đổi viền, đường viền nổi hoặc màu tạp dề theo vị trí giúp khách phân biệt nhân viên buồng phòng với nhân viên bảo trì chỉ trong một cái nhìn, vẫn giữ thương hiệu khách sạn liền mạch. Chi phí cũng thấp hơn nhiều so với việc sản xuất trang phục khác nhau thực sự.

Hệ thống bảng tên giữ cho bản sắc gắn lại

Bảng tên là nơi logic thương hiệu của đồng phục hiện ra, và cũng là chi tiết được quy định cuối cùng và ít cẩn thận nhất.

Bốn quyết định định ra kết quả.

Cách đeo trước tiên. Ghim, kẹp, nam châm và dây đeo cổ đều đòi hỏi mặt sau khác nhau và làm bảng tên nằm trên áo khác nhau. Nam châm không đâm thủng vải, điều quan trọng với trang phục cao cấp vì lỗ ghim là hư hỏng vĩnh viễn. Dây đeo cổ thay đổi vị trí theo chiều dọc và thêm một bề mặt thương hiệu thứ hai nhìn thấy được.

Chất liệu và hoàn thiện. Bảng tên kim loại cho cảm giác dày dặn và trang trọng; nhựa và mica hợp với chương trình nhẹ hoặc hiện đại hơn; bảng tên in và ép màng nhựa cho phép màu mà hai lựa chọn kim loại không tái tạo được. Hoàn thiện phải khớp với định vị của khách sạn, không phải với giá của trang phục.

Cỡ chữ. Khách phải đọc được tên ở khoảng cách trò chuyện mà không phải cúi sát. Bảng tên thiết kế để trông sang trong ảnh thường trượt phép thử này, vì cỡ chữ được chọn như một yếu tố tạo hình chứ không vì khả năng đọc.

Chuẩn hoá vị trí. Vị trí bảng tên và vị trí logo phải cố định theo từng loại trang phục và được ghi lại, để trang phục thay thế từ đơn sau này đặt bảng tên đúng chỗ như bản gốc.

Dòng bảng tên đặt theo yêu cầu bao phủ các dạng kim loại và nhựa phù hợp với khu vực tiếp khách của khách sạn, và quy định bảng tên ngay trong đơn hàng cùng trang phục là điều giúp bạn không phải ghép nối hai thứ sau khi mọi việc đã rồi.

Vải, giặt và tuổi thọ

Đồng phục khách sạn được giặt nhiều hơn hẳn trang phục tiêu dùng, và giả định đó phải là nền của bản thông số.

Tần suất giặt đặt ra yêu cầu bền. Một trang phục giặt hai lần mỗi tuần phải chịu khoảng một trăm chu kỳ giặt mỗi năm mà không mất dáng hoặc mất màu. Điều này loại các loại vải mà màu nằm trên bề mặt chứ không trong sợi, và biến khả năng giữ màu thành một mục thông số chứ không còn là sở thích chất lượng.

Giữ màu và co phải được kiểm tra, không được suy đoán. Phép thử đáng tin là một mẫu đã giặt qua nhiều chu kỳ. Một mẫu được mặc một tuần rồi giặt nói với bạn nhiều về độ co, độ cứng và độ bền của nhãn hơn mọi lời mô tả, mà chi phí thấp vì chỉ một sản phẩm cũng làm mẫu được.

Thoải mái quyết định mức tuân thủ. Nhân viên thấy khó chịu sẽ tự chữa cháy: mặc mở, cởi ra, hoặc thay bằng đồ của họ. Khi đó đồng phục không còn là đồng phục. Trọng lượng vải, độ thoáng trong bếp nóng và tự do vận động của nhân viên buồng phòng ảnh hưởng đến việc tuân thủ nhiều hơn ngoại hình.

Lên kế hoạch theo mức phơi nhiễm thật của bộ phận. Với buồng phòng, mối đe doạ thật là hoá chất tẩy; với bếp là dầu mỡ và sức nóng; với ngoài trời là tia cực tím và thời tiết. Vải chịu được một thứ chưa chắc chịu được những thứ còn lại, nên đơn vị thông số thực dụng là một loại vải cho mỗi bộ phận, không phải một loại vải cho cả khách sạn.

Cỡ, số lượng và con đường đặt bổ sung

Chính ở phần cỡ mà các chương trình thất bại nhiều nhất trong thực tế, và thất bại theo kiểu có thể dự đoán.

Phân bố cỡ phải được thu thập, không được đoán. Các bộ phận không mặc cỡ theo cùng tỷ lệ. Một bộ cỡ dựng trên nhân viên tiếp khách sẽ sai cho bếp hoặc bảo trì, và chỗ thiếu sẽ xuất hiện thành các đơn thay thế trong vài tuần.

Hai đến ba bộ mỗi người là mức nền. Con số nên đến từ chu kỳ giặt chứ không từ thói quen: nhân viên cần đủ đồ để một bộ đang giặt vẫn còn bộ khác mặc. Vị trí bẩn nhiều cần nhiều bộ hơn, và vị trí ngoài trời có thể cần thêm một trang phục theo mùa.

Chốt bảng cỡ trước khi hoàn tất thiết kế. Vị trí trang trí được đo theo kích thước trang phục, nên thay đổi bảng cỡ sẽ dịch chuyển vị trí nhãn. Xếp thiết kế sau bảng cỡ là điều giúp bạn tránh phải duyệt lại.

Lên kế hoạch cho đơn bổ sung. Một chương trình dự kiến chạy nhiều năm cần một tên vải thay thế được chỉ định và ghi ngày chốt thông số, vì lô nhuộm và nguồn cung vải thay đổi. Với chương trình dài hạn, giữ một ít dự trữ cùng lô nhuộm rẻ hơn việc cố khớp màu sau này.

Danh sách kiểm tra thông số

Bản thông số đồng phục hoàn tất khi đơn hàng có thể được sản xuất mà không cần hỏi thêm. Với mỗi loại trang phục, điều đó có nghĩa là:

• Loại trang phục, vải, định lượng gam và lớp phủ hay xử lý, nêu tên rõ ràng
• Màu nền của trang phục và màu trang trí, chiếu theo một hệ thống màu thay vì mô tả bằng lời
• Cách trang trí cho từng vị trí, kèm kích thước và vị trí đặt logo đã thống nhất
• Loại bảng tên, cách đeo, chất liệu, hoàn thiện và vị trí
• Phân bố cỡ kèm số lượng từng cỡ, đối chiếu bảng đo đã xác nhận
• Thiết kế giao dưới dạng vector, kèm bản đơn giản hoá cho vị trí nhỏ hoặc vị trí thêu
• Đóng gói và dán nhãn, bao gồm việc đóng túi và dán nhãn theo cỡ để phân phối nhiều cơ sở
• Số lượng theo bộ phận, địa chỉ giao hàng và người được nêu tên ký duyệt mẫu

Hãy gửi danh sách bộ phận, các loại trang phục bạn định dùng, phân bố cỡ và yêu cầu bảng tên, để nhận báo giá cho một chương trình được sản xuất thành một đơn hợp nhất với thương hiệu nhất quán trên mọi vị trí. Đội ngũ có thể xác nhận vải, khả năng trang trí và tiến độ dựa trên thiết kế của bạn. Dòng trang phục nằm trong danh mục dịch vụ lưu trú và sự kiện, còn phần bán lẻ hướng khách của khách sạn được trình bày trong hướng dẫn về quà lưu niệm bán tại cửa hàng khách sạn. Bạn cũng có thể liên hệ sales@yichico.com hoặc WhatsApp +86 13585719693.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao giữ đồng phục nhất quán khi đặt bổ sung sau nhiều năm? Hãy viết ra bản thông số, gồm tên vải, mã tham chiếu màu, vị trí trang trí và bảng cỡ, kèm ngày hai bên thống nhất. Sự nhất quán của đơn bổ sung đến từ tài liệu, không đến từ trí nhớ hay từ một mẫu được giữ lại.

Ban quản lý có nên mặc cùng đồng phục với nhân viên vận hành? Cùng bản sắc, khác trang phục. Nhãn hiệu và bảng màu chung với một trang phục cắt may cho quản lý nói lên một tổ chức thống nhất, đồng thời ghi nhận cách tiếp xúc khách khác nhau. Nhất quán về bản sắc quan trọng hơn nhất quán về trang phục.

Xử lý đồng phục cho nhân viên thời vụ hoặc hợp đồng ngắn thế nào? Hãy chuẩn bị một bản đơn giản hoá rút ra từ chính bản sắc đó, ví dụ tạp dề có nhãn hiệu mặc trên trang phục trơn của nhân viên. Cách này giữ chuẩn hình ảnh mà không phải đầu tư trọn bộ trang phục cho một hợp đồng ngắn.

Nguyên nhân lớn nhất khiến chương trình đồng phục thất bại là gì? Chọn theo giá trên một sản phẩm trước khi chọn theo vị trí việc làm. Một sản phẩm rẻ dùng cho mọi bộ phận sẽ tạo ra một bộ phận thấy không mặc nổi, và đồng phục không được mặc thì không tạo ra giá trị thương hiệu nào, dù giá bao nhiêu.